Ispezione INPS o INL in azienda: Cosa fare (e non fare) per gestirla al meglio

Le ispezioni in materia di lavoro di previdenza sociale, con le relative fasi procedurali (che vedono generalmente nel Verbale finale il loro atto conclusivo), l’adesione a possibili strumenti deflattivi al termine dell’accertamento e la gestione dell’eventuale contenzioso, compongono il “mosaico” su cui si impernia la difesa del datore di lavoro, dando vita ad una branca della professione del “lavorista” certamente complessa, ma che può offrire spazio ad una specializzazione che non tutti i professionisti del settore possiedono.

Si è infatti, di norma, più propensi a gestire il contenzioso “classico” (ad esempio quello avverso l’impugnazione di un licenziamento), piuttosto che difendersi dalle risultanze di un accertamento ispettivo (che non significa necessariamente opporvisi, stante la possibilità di aderire a svariati strumenti deflattivi, alternativi al contenzioso), che comporta il doversi districare in una sorta di ginepraio normativo e di prassi altrettanto complicata.

Attraverso questo sintetico intervento si vuole in qualche modo illustrare le fasi essenziali che caratterizzano l’intero ciclo, che si possono riassumere in questi quattro passaggi:

• ispezione;
• verbale,
• sanzioni e addebiti;
• contenzioso.

Le competenze in materia di ispezioni.

L’ ispezione in materia di lavoro e previdenza sociale (a cui si aggiungono anche quelle in tema di sicurezza) oggi è affidata alla competenza dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), organo che dal 2015 accoglie e accorpa tutti quei funzionari di vigilanza che prima facevano capo sia alle Direzioni del lavoro (DTL) che all’Inps e all’Inail (ancorché rimangano giuridicamente alle formali dipendenze dei rispettivi enti), ai quali è stata data, indistintamente, la funzione di ufficiali di polizia giudiziaria, nonché tutti i poteri di contestazione degli illeciti in materia giuslavoristica, a prescindere cioè dalla loro estrazione.

Come nasce l’ispezione?

L’ispezione può essere “programmata”, cioè generata da una programmazione di accessi ispettivi in taluni settori di attività, ritenuti particolarmente a rischio di violazioni, che annualmente Il Ministero predispone e che può coinvolgere, ad esempio le imprese edili, quelle etniche, il comparto della logistica, l’autotrasporto, le cooperative, ecc.

Vi sono poi ispezioni che invece esulano da piani e programmi prestabiliti e sono in qualche modo casuali, ovvero generate da taluni eventi: ad esempio un infortunio avvenuto in azienda può generare l’ispezione anche in materie non direttamente collegate alla materia assicurativa, lo stesso dicasi di un accertamento che nasce magari in ambito fiscale e poi si estende alla materia del lavoro.

Le ispezioni possono scattare anche su denuncia da parte (di norma) del lavoratore, ma come regola generale (a dire la verità non sempre rispettata), l’ispettorato del lavoro che riceve la segnalazione, in tali casi, non dovrebbe immediatamente partire con l’accertamento, in quanto, se si tratta di una denuncia avente ad oggetto rivendicazioni di natura retributiva, dovrebbe, preliminarmente, proporre al datore di lavoro l’adesione ad una procedura definita: “conciliazione monocratica”, introdotta dall’art. 11 del D.Lgs 124/2004 (cfr. Direttiva Sacconi del 2008). Trattasi di una conciliazione che avviene la presenza (per l’appunto) di un conciliatore unico (da qui il termine “monocratica”) che mira a comporre la controversia generata da rivendicazione di tipo salariale da parte del lavoratore.

Se la conciliazione riesce, nel senso che le parti trovano un accordo, se i termini di rinuncia, che più facilmente di transazione ex art. 1965 c.c., la positiva conclusione della vicenda conciliativa evita al datore di lavoro di dover subire l’ispezione; viceversa qualora l’accordo non si raggiunga o a maggior ragione il datore non si presenta all’incontro, il “pedaggio” da pagare è proprio quello di dover sottostare ad un accertamento ispettivo che, non significa andare incontro a violazioni certe o ad addebiti sicuri, tenendo conto che se il lavoratore si rivolge all’ispettore denunciando carenze retributive, cioè rivendicazioni salariali non ha normalmente elementi probatori poter qualche modo supportare le proprie richieste. Ma è altrettanto vero che, se il datore di lavoro avesse, come si dice in questi casi qualche “scheletro negli armadi”, forse potrebbe essere indotto ad aderire allo strumento conciliativo ex art.11/124.

L’esperienza dimostra che la conciliazione monocratica è uno strumento che ha percentuali alquanto elevate di successo, magari accettata obtorto collo da datore di lavoro, ma la cui deterrenza è indubbia, proprio perché, per evitare possibili effetti collaterali derivanti dall’ispezione, spesso si tende a raggiungere un accordo con il lavoratore istante.

La preparazione all’ispezione

In base a quanto evidenziato nel Codice di Comportamento degli ispettori, l’ispezione deve essere preceduta da una sorta di “preparazione all’ispezione”, che consiste nell’acquisire d’ufficio tutta la documentazione che è possibile reperire, senza necessariamente recarsi in azienda.

In tal senso, il Ministero del lavoro e poi anche l’Ispettorato Nazionale del lavoro hanno sempre sostenuto che in azienda bisogna andarci per accertare fatti (o acquisire documenti) che non si possono che verificare in tale modo, ma tutto ciò che può essere ottenuto d’ufficio ricorrendo a canali telematici, a banche dati, utility, software applicativi deve essere acquisito evitando il sopralluogo.

Tra questi accertamenti preventivi che si possono facilmente compiere senza sopralluogo rientra in primis il controllo delle comunicazioni di assunzione (Unilav)i, atteso resti ormai finiscono in un canale telematico facilmente accessibile.

Il giorno di primo accesso e il relativo Verbale

Il primo giorno di accesso l’ispettore comincia a farsi un’idea dell’ambiente di lavoro e descrive di norma ciò che vede con i suoi occhi (potendo ovviamente anche fare uso di macchina fotografica, o di smartphone, molto utilizzati soprattutto nelle ispezioni in materia prevenzionistica), ricordando che tutto ciò che avviene alla presenza dell’ispettore o, per meglio dire, che egli accerta come avvenuto in sua presenza, costituiscono “prova piena” fino a querela di falso ex art. 2700 c.c..

Diverso invece è il caso di fatti e informazioni che il soggetto accertatore ottiene “de relato”, perché riferitegli da terzi, quindi non avvenuti in sua presenza, visto che in tali casi tali notizie non assumono valore di prova, nemmeno di prova semplice, bensì di meri indizi di cui il Giudice, in caso di contenzioso, potrà anche non dare alcun peso o rilevanza.

Al termine della prima giornata di ispezione è obbligatorio per l’ispettore rilasciare il verbale di primo accesso, nel quale lo stesso riassume le attività svolte nella prima giornata.

Azioni ispettive

Una delle azioni più consuete che gli organi di vigilanza compiono durante la fase ispettiva è sicuramente quella di sentire i lavoratori e, perché no, anche il datore di lavoro, in ordine a fatti, vicende che possono in qualche modo interessare l’accertamento ispettivo.

Ma che valore dare a queste dichiarazioni? Certamente non assumono rilevanza probatoria, come anche ricordato dalla circolare 41/2010 del Ministero del lavoro, nel senso che la valenza probatoria si può acquisire solo nel momento in cui dette dichiarazioni siano in qualche modo confermate da riscontri simmetrici di provenienza datoriale, ma la mera dichiarazione di per sé non costituisce prova.

Il Verbale interlocutorio

Tornando alla azione ispettiva e relativa verbalizzazione, può capitare che quando l’accertamento si prolunghi (magari perché il soggetto ispezionato non è di piccole dimensioni) vengano chieste al datore di lavoro talune informazioni e più in particolare di fornire alcuni documenti ulteriori.

Tali richieste emergono proprio dai verbali interlocutori (uno o più di uno), la cui presenza è eventuale, rispetto al verbale di primo accesso che deve essere invece sempre e comunque rilasciato.

Il Verbale conclusivo

Alla fine dell’accertamento, che, come si è detto, viene formalizzato nella fase iniziale dal Verbale di primo accesso (sempre presente) e dalla possibilità che vi siano uno o più verbali interlocutori, si arriva al cosiddetto Verbale Unico di Accertamento e Notificazione (c.d. VUAN) che in realtà, contrariamente a quelle che erano le aspettative di semplificazione, negli ultimi tempi è tornato a non essere così “unico”, nel senso che le violazioni di natura contributiva vengono di norma estrapolati dal VUAN e fatte oggetto di una verbalizzazione specifica definita per l’appunto “verbale di obbligazione contributiva”, che però non ha una fonte normativa essendo stato coniato dalla prassi.

Il Verbale Unico dovrebbe tra l’altro contenere, ai sensi di quanto previsto dall’art.13, comma 4, del D.Lgs 124/2004, “gli esiti dettagliati dell’accertamento, con indicazione puntuale delle fonti di prova degli illeciti rilevati; “, ancorché sovente si assista a Verbali le cui risultanze non provengono da “fonti di prova” (ad esempio: le dichiarazioni dei lavoratori).

Gli strumenti deflattivi e alternativi al contenzioso

Sono istituti che permettono al datore di lavoro di valutare la convenienza ad abbandonare il possibile contenzioso (con i rischi sottesi), ammettendo le proprie responsabilità ed ottenendo in cambio un trattamento favorevole a livello sanzionatorio.

Tra questi si annoverano:

• La diffida (art.13 del D.Lgs 124/2004)
• La diffida amministrativa (D.Lgs 103/2024)
• La diffida accertativa per crediti patrimoniali (art.12 del D.Lgs 124/2004)
• Il pagamento in misura ridotta (art.16 della Legge 689/81)
• La prescrizione obbligatoria (art. 15 del D.Lgs 124/2004 e artt. 20 e 21 del D.Lgs 758/1994)
• La disposizione (art.14 del D.Lgs 124/2004).

Senza entrare nel dettaglio delle singole fattispecie (per motivi di contenimento degli spazi del presente intervento), basti ricordare che, come si diceva, sono strumenti che permettono di “uscire dai giochi” a condizioni normalmente vantaggiose, evitando il contenzioso ed il conseguente “rischio di causa”.

Per essere praticabili sono necessarie alcune condizioni, ad esempio la recuperabilità/sanabilità dell’illecito amministrativo in caso di diffida ex art.13, la previsione di un reato contravvenzionale con sanzione della sola ammenda (qualora non depenalizzata) ovvero dell’ammenda in alternativa all’arresto, nel caso della prescrizione obbligatoria e così via.

Attenzione però agli “effetti collaterali”: aderire ad uno di questi strumenti significa comunque “ammettere” di aver commesso il fatto (a prescindere dalla sua connotazione di illecito: penale, amministrativo, civile, ecc.), sicché ciò potrebbe pregiudicare la difesa in altri ambiti magari non interessati direttamente dal Verbale.

Il contenzioso avverso i Verbali

Anche il contenzioso si presenta complicato da gestire, in quanto oltre ad essere variegato, a seconda della materia del contendere, nell’ordinamento e nella prassi sono presenti tante sfaccettature, nonché anche talune anomalie nel sistema, peraltro mai risolte.

Per semplificare la trattazione possiamo distinguerlo in:

• contenzioso amministrativo;
• giudiziario.

Nel primo comparto rientra anche la possibilità di ottenere un revirement dell’Ente ricorrendo alla c.d. autotutela.

La fase amministrativa è in genere prodromica a quella giudiziaria, anzi in alcuni casi è obbligatoria, pena l’improcedibilità dell’azione giudiziaria, ancorché raramente riesce ad evitare il contenzioso davanti al Giudice, risolvendosi in una fase meramente dilatoria, con l’unico vantaggio che in pendenza di ricorso in materia contributiva si ha diritto ad ottenere il DURC.

A tal riguardo una seria riforma “sostanziale”, anche degli organismi giudicanti, sarebbe auspicabile se si vuole veramente deflazionare il carico delle cancellerie dei Tribunali.

Il contenzioso amministrativo va distinto a seconda della materia. Avverso i provvedimenti che hanno riflessi sulla contribuzione Inps i ricorsi amministrativi si distinguono principalmente (tralasciando altre ipotesi residuali) in due “macro” ambiti:

1. ricorsi ai Comitati (interregionali) per i rapporti di lavoro ex art.17 del D.Lgs 124/2004, quando il Verbale contesta fatti attinenti “la sussistenza o la qualificazione dei rapporti di lavoro” (es. lavoro nero, riqualificazione di un contratto di co.co.co. in lavoro subordinato, ecc.)
2. ricorsi al Comitato Fondo Pensioni Lavoratori Dipendenti (FPLD) ai sensi della legge 88/1989, negli altri casi contestabili in Verbale (es. straordinario in nero, trasferte non genuine, indebite agevolazioni contributive, ecc.).

Sul fronte Inail le cose sono ancor più complicate in quanto sono chiamati in causa diversi organi giudicanti, a seconda della materia in contestazione:

• Il CDA dell’Inail;
• La sede provinciale Inail;
• Il (già citato) Comitato ex art.17/124;
• Il (parimenti già citato) Comitato FPLD;
• L’Ispettorato territoriale del lavoro;

mentre se l’oggetto dell’accertamento riguarda una mera differenza di imponibile (es. straordinario in nero) non è prevista alcuna fase amministrativa, potendosi percorrere solo la via giudiziaria.

Anche il contenzioso giudiziario è molto variegato e può essere distinto a grandi linee tra ricorsi in prevenzione (avverso il Verbale) e ricorsi in opposizione ad atti ingiuntivi (es. avviso di addebito, cartella esattoriale, ordinanza ingiunzione).

La competenza è demandata, in primo grado, al Giudice del lavoro.